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A Susep vai editar novas regras para a guarda e armazenamento de documentos, inclusive pelos corretores de seguros. Essas normas, que englobam as operações de seguro, capitalização, previdência complementar aberta e de resseguro, deverão entrar em vigor já no dia 1º de junho.

A autarquia colocou em consulta pública uma minuta de circular sobre essa questão. As sugestões deverão ser enviadas até 12 de maio, através do email [email protected] O texto está disponível no site da Susep.

A norma atinge os corretores de seguros e de resseguros, classificados no texto como “intermediários”, ao lado de “responsáveis pela angariação, promoção, intermediação ou distribuição de produtos de seguros, de resseguro, de capitalização ou de previdência complementar aberta”, tais como o representante de seguros, o correspondente de microsseguros e o distribuidor de título de capitalização, entre outros.

Além desses, também as seguradoras, sociedades de capitalização, entidades abertas de previdência complementar, resseguradores locais, escritórios de representação de resseguradores admitidos e estipulantes deverão manter os documentos referentes às suas operações, pelos prazos e meios de armazenamento que forem estabelecidos na circular.

As regras incluem os documentos referentes às seguintes operações: oferta, subscrição e contratação; alteração, averbação e cancelamento de contrato; suspensão e reabilitação de cobertura; envio e disponibilização de certificados, extratos e outras informações obrigatórias; regulação e liquidação de sinistro ou benefício; resgate e portabilidade de recursos; concessão e pagamento de assistência financeira; apuração e distribuição de resultados técnicos ou financeiros; apuração e pagamento de comissões, participações e pró-labore; distribuição de títulos e pagamento de sorteios e resgates; abertura e manutenção de cadastro do cliente; e outras operações que envolvam direitos e obrigações do contrato comercializado.

O prazo mínimo para guarda de documentos originais, físicos ou digitais, será de cinco anos. Já o prazo de guarda para os documentos microfilmados ou digitalizados será o mesmo prazo de guarda exigido no caput deste artigo para os documentos originais físicos.

Os documentos originais físicos que forem microfilmados ou digitalizados poderão ser eliminados, de forma definitiva, desde que cumpridos os procedimentos e requisitos previstos em legislação específica aplicável sobre o assunto.

Fonte: CQCS